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La réponse dépend de la forme juridique de votre société. Pour une SAS ou une SASU, la loi ne fixe aucune règle collective. Ce sont les statuts qui désignent l’organe compétent : le président, un conseil d’administration ou tout autre organe prévu à la création. En l’absence de clause statutaire, la décision doit être prise à l’unanimité des associés.
Pour une SARL ou une EURL, le transfert relève normalement de l’assemblée générale extraordinaire des associés. Si le déménagement a lieu dans le même département ou dans un département limitrophe, le gérant peut décider seul, à condition de faire ratifier sa décision par l’assemblée générale extraordinaire.
Pour une SA, c’est l’assemblée générale extraordinaire qui vote. Là encore, un transfert dans le même département ou limitrophe peut être décidé par le conseil d’administration ou le conseil de surveillance, sous réserve de ratification par l’assemblée générale ordinaire.
La décision doit être retranscrite dans un procès-verbal. Ce document sert de point de départ pour toutes les formalités suivantes.
Les trois étapes obligatoires pour déclarer le transfert
1. Publier une annonce légale dans le délai d’un mois
À compter de la date du procès-verbal, vous disposez d’un mois pour publier un avis de transfert dans un support d’annonces légales (SHAL). L’avis doit mentionner :
- la dénomination sociale et le sigle éventuel
- la forme juridique
- le montant du capital social
- l’ancienne et la nouvelle adresse du siège
- le numéro unique d’identification (SIREN)
- la mention RCS suivie de la ville du greffe
- les noms, prénoms et domicile des personnes ayant le pouvoir général d’engager la société
Si le transfert s’effectue dans le même ressort de tribunal de commerce, un seul avis suffit, dans un journal du lieu du siège. Si le ressort change, deux avis sont nécessaires : un dans un journal du lieu de l’ancien siège, un autre dans un journal du nouveau siège.
2. Déposer le dossier de modification sur le guichet des formalités des entreprises
La déclaration se fait en ligne, sur le site du guichet des formalités des entreprises, dans le même délai d’un mois. Les pièces à fournir sont :
- un exemplaire de l’acte décidant le transfert (procès-verbal), certifié conforme par le représentant légal
- un exemplaire des statuts mis à jour, daté et certifié conforme
- le formulaire M2 de déclaration de modification (personne morale)
- un justificatif de jouissance des nouveaux locaux (titre de propriété, contrat de bail, facture d’électricité, etc.)
- l’attestation de parution de l’avis dans un support d’annonces légales
- une procuration si le signataire n’est pas le représentant légal
En cas de transfert hors du ressort, ajoutez un exemplaire de la liste des sièges sociaux antérieurs, certifié conforme.
3. Mettre à jour les documents internes et les informations auprès des tiers
Une fois le dossier accepté, le greffe met à jour le RCS ou le RNE. Vous recevez un extrait K-bis à jour. Pensez à modifier :
- l’en-tête de vos factures et courriers
- les mentions sur votre site internet et vos documents commerciaux
- les informations auprès de votre banque, de vos assureurs et de l’administration fiscale
Le numéro SIREN ne change pas, même si le transfert s’effectue dans le ressort d’un autre greffe.
Transfert dans le même ressort ou hors ressort : quelles différences concrètes ?
| Critère | Même ressort | Hors ressort |
|---|---|---|
| Nombre d’annonces légales | 1 avis | 2 avis (ancien et nouveau siège) |
| Pièces supplémentaires | Aucune | Liste des sièges antérieurs |
| Déclaration | Au CFE ou greffe du lieu du nouveau siège | Au CFE ou greffe du lieu du nouveau siège |
| Frais indicatifs (dépôt isolé des statuts) | Environ 15 € | Environ 15 € |
| Frais indicatifs (formalité complète) | Environ 40 € | Environ 40 € |
Ces montants sont donnés à titre indicatif. Les tarifs exacts sont consultables sur le site d’Infogreffe.
Les erreurs fréquentes qui retardent le transfert
Oublier de vérifier les statuts est la première cause de rejet. Si rien n’est prévu sur l’organe compétent, la décision doit être unanime. Une simple signature du président peut être contestée.
Ne pas respecter le délai d’un mois pour la publication de l’annonce légale expose à des frais de régularisation et à un risque de nullité de l’acte. Le greffe peut refuser la mise à jour.
Un justificatif de jouissance incomplet ou absent bloque le dossier. Un contrat de bail, une facture d’électricité ou un titre de propriété sont acceptés. Une simple attestation sur l’honneur ne suffit pas.
En cas de transfert hors ressort, l’oubli de la liste des sièges antérieurs est fréquent. Ce document doit être certifié conforme par le représentant légal.
Transfert à l’étranger : un cas particulier
Le transfert du siège social hors du territoire français emporte changement de nationalité de l’entreprise. Cette opération nécessite une décision unanime des associés ou actionnaires. Elle ne peut pas être décidée par un seul organe, même si les statuts le prévoient. La procédure est plus lourde et implique une dissolution et une liquidation préalables dans la plupart des cas, sauf disposition contraire prévue par un traité ou un règlement européen.
Un conseil concret avant de lancer les démarches
Avant de déposer le dossier, vérifiez que votre nouveau local est bien éligible à un usage de siège social. Certains baux commerciaux ou locations en coworking l’interdisent. Demandez un justificatif de jouissance écrit au propriétaire ou au gestionnaire. Sans ce document, le greffe refusera la modification. Si vous optez pour un simple changement de libellé d’adresse imposé par la commune (renommage de rue, renumérotation), le greffe peut le mettre à jour gratuitement si l’administration l’informe. Mais si vous voulez un extrait K-bis à jour, il faudra déposer une formalité, pour un coût d’environ 15 €.
