Registre des achats auto-entrepreneur : obligations et modèle à suivre

Le statut de micro-entrepreneur offre une comptabilité allégée, mais cela ne signifie pas qu'il n'y a aucune obligation. Beaucoup pensent qu'un simple classeur de factures suffit. En réalité, deux documents comptables sont à distinguer : le livre des recettes, obligatoire pour tous, et le registre des achats, qui ne concerne que certaines activités. Confondre les deux ou négliger le second expose à des risques en cas de contrôle, même si la loi ne prévoit pas d'amende directe pour son absence.

À quoi sert exactement ce registre des achats ?

Le registre des achats, parfois appelé livre d'achats, est un document qui répertorie toutes vos dépenses professionnelles liées à la revente ou à la fabrication. Il ne s'agit pas d'un simple listing de vos frais de fonctionnement (abonnements, fournitures de bureau, carburant). Seuls les achats de marchandises destinées à être revendues ou de matières premières entrant directement dans la production doivent y figurer. Son but est double : justifier vos décaissements en cas de contrôle fiscal et vous donner une vision claire de votre trésorerie et de votre marge.

Quels auto-entrepreneurs sont concernés par cette obligation ?

L'article L123-28 du Code de commerce est clair : le registre des achats est obligatoire pour deux catégories précises de micro-entrepreneurs.

Les commerçants revendant des marchandises

Si vous vendez des objets, des vêtements, des denrées alimentaires, des fournitures ou tout autre produit physique, vous êtes concerné. Cela inclut les activités avec un code APE commençant par 47 (commerce de détail), mais aussi les artisans qui fabriquent et vendent leurs produits (exemple : un ébéniste qui achète du bois).

Les hébergeurs touristiques

Les propriétaires de chambres d'hôtes, de gîtes, d'hôtels ou de meublés de tourisme doivent également tenir ce registre. Les achats concernés sont alors les fournitures pour l'accueil des clients (linge, produits d'entretien, petit-déjeuner) ou les petits équipements.

Si vous êtes prestataire de services (coach, développeur web, consultant, artisan du bâtiment sans vente de matériaux), vous n'êtes pas soumis à cette obligation. Mais rien ne vous interdit de tenir un registre pour suivre vos dépenses.

Quelles informations doit contenir le registre des achats ?

Le registre doit être tenu de manière chronologique. Pour chaque achat, vous devez noter les éléments suivants :

• La date du règlement (et non la date de la facture)
• Le nom et l'adresse du fournisseur (son numéro SIRET si c'est une entreprise)
• La nature précise de l'achat (exemple : "bois de charpente" plutôt que "matériaux")
• Le montant TTC de l'achat
• Le mode de paiement (carte bancaire, chèque, espèces, virement)
• La référence ou le numéro de la facture du fournisseur

Ajouter la quantité achetée est fortement conseillé pour faciliter les vérifications ultérieures.

Voici un tableau récapitulatif des colonnes types d'un registre des achats :

Date	Fournisseur	Nature de l'achat	Montant TTC	Mode de paiement	Réf. facture
05/03/2025	SARL Bois & Cie	Planches de chêne (50 unités)	1 250,00 €	Carte bancaire	FACT-2025-045
12/03/2025	Hygiène Pro	Linge de lit (10 lots)	320,00 €	Chèque	HL-2389

Comment tenir ce registre : papier, tableur ou logiciel ?

Trois options s'offrent à vous, avec des avantages et des inconvénients différents.

Le registre papier classique

Vous pouvez acheter un registre des achats en papeterie ou télécharger le modèle gratuit proposé par Bpifrance. C'est la solution la plus simple et la moins coûteuse. L'inconvénient : en cas d'erreur, il faut raturer proprement (pas de correction sans traces).

Le tableur (Excel, Google Sheets)

Un fichier bien conçu permet des calculs automatiques et des tris faciles. Attention : vous devez protéger le fichier contre toute modification ultérieure (par exemple, en le verrouillant avec un mot de passe ou en le figeant après chaque saisie). L'administration exige que les données soient horodatées et non altérables.

Le logiciel dédié

Des solutions gratuites comme Abby ou Henrri existent pour les micro-entrepreneurs. Elles offrent des fonctionnalités de sauvegarde automatique et de conformité. L'investissement en temps est moindre, mais il faut vérifier que l'outil garantit l'intégrité des données (horodatage, non-régression).

Quel que soit le support choisi, conservez tous vos justificatifs (factures, tickets de caisse) pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable. C'est la durée légale de conservation.

Quelles sont les erreurs fréquentes à éviter ?

Le registre des achats est souvent mal compris. Voici les pièges les plus courants.

Mélanger achats professionnels et personnels

N'inscrivez que les achats directement liés à votre activité de revente ou d'hébergement. Une imprimante pour votre bureau ou un abonnement internet n'ont pas leur place dans ce registre. Ils relèvent de vos frais généraux, qui ne sont pas à déclarer dans ce document.

Oublier les achats en espèces

Même pour un petit montant, chaque achat doit figurer. Un ticket de caisse de moins de 150 euros suffit comme justificatif. Au-delà, exigez une facture.

Ne pas distinguer les modes de paiement

L'administration demande de séparer les règlements par chèque des autres moyens de paiement. C'est une obligation légale qui facilite les contrôles.

Ignorer les sanctions possibles

Le fait de ne pas tenir le registre des achats n'est pas directement sanctionné par une amende. En revanche, si vous présentez un registre falsifié ou si vous faites usage de faux (par exemple, en modifiant une date après coup), vous risquez jusqu'à 3 ans d'emprisonnement et 45 000 euros d'amende. La tentation de "réécrire" l'histoire est dangereuse.

Faut-il absolument un registre des achats si on est prestataire de services ?

La réponse est non, mais ce n'est pas une raison pour tout négliger. Si vous êtes consultant, artisan du bâtiment (sans vente de matériaux) ou développeur, vous n'avez pas cette obligation. Cependant, tenir un registre de toutes vos dépenses professionnelles (y compris les frais de déplacement, les abonnements, les achats de petit matériel) reste une bonne pratique. Cela vous permet de vérifier votre rentabilité et de justifier vos frais en cas de contrôle. L'administration ne vous le demande pas, mais votre comptable vous en remerciera.

Un dernier conseil concret pour être en règle

Ne cherchez pas à faire compliqué. Choisissez une méthode simple et tenez-la à jour régulièrement. Si vous êtes commerçant ou hébergeur, le registre des achats est un outil de gestion autant qu'une obligation légale. Un micro-entrepreneur qui suit ses achats en temps réel évite les mauvaises surprises de trésorerie et les redressements. Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, vérifiez qu'il permet l'export horodaté de vos données. Si vous optez pour le papier, gardez un classeur dédié avec vos factures classées dans l'ordre. Et surtout, ne modifiez jamais une écriture après coup : en cas de doute, ajoutez une note manuscrite datée plutôt que de gratter ou de réécrire.